Mettre le service en route

Le paramétrage de départ est fait par Triboux, avec vous. Vos sites, vos activités, vos créneaux, votre grille tarifaire délibérée, vos comptes agents : ce n’est pas un manuel de quatre-vingts pages laissé sur un coin de bureau, c’est une série d’entretiens courts avec la personne qui connaît vos services, et une commune qu’on vous rend prête à ouvrir.

Ce que la commune apporte : ses délibérations tarifaires, son règlement intérieur — c’est lui qui dicte les conditions d’inscription et les délais —, la liste de ses sites et de ses classes, un interlocuteur, et ses données existantes dans un format exploitable. Ce que Triboux apporte : la saisie, les référentiels publics, la reprise, et une session de prise en main des agents.

Tout ce travail se fait en pré-production : la commune y circule, vérifie ses barèmes sur des cas réels, se fait la main — rien n’est facturé à ce stade. La mise en service, c’est le passage en production, conclu par un procès-verbal simple. C’est cette date qui ouvre la facturation — pas la signature, pas la commande ; et si la pré-production se prolonge, la facturation démarre au bout de trois mois.

Le paramétrage tient en six familles, dans cet ordre. La commune d’abord : son nom public, sa zone de vacances scolaires, les coordonnées que verront les familles. Puis les lieux : écoles, accueils de loisirs, crèches, avec leurs classes et leurs niveaux.

Viennent ensuite les gestionnaires — la régie municipale, l’association qui opère l’accueil de loisirs —, puis les activités et leurs créneaux : la cantine de telle école, ses jours, sa capacité, ses délais. Les créneaux ne se saisissent pas un par un : ils sont générés depuis le calendrier scolaire officiel de votre zone — jours de classe, fériés, vacances — auquel s’ajoutent vos jours de fermeture propres.

Restent l’argent — la grille de tranches délibérée, puis un barème par activité avec sa délibération de référence — et les accès : un compte par agent, un profil par métier.

Ce paramétrage est le travail de fond ; les raccordements vers l’extérieur — l’adresse de votre Espace Famille, les emails aux familles, votre logiciel financier, le paiement en ligne — ont leur propre page : « Ce qu’il y a à brancher ».

Une commune qui change d’outil n’accepte pas de ressaisir mille familles. La reprise fait partie de la mise en service : vous demandez à votre prestataire actuel l’export de vos données — elles vous appartiennent —, et Triboux le prépare dans un format contrôlable. Cette étape transforme un changement de logiciel en vérification par vos agents, pas en chantier de ressaisie au guichet.

Ce qui se reprend : les familles et leur adresse, les responsables avec leur mail et leur téléphone, les enfants avec leur date de naissance et leur école, les quotients familiaux en cours avec leur date de validité, et les soldes de compte à la date d’entrée. C’est le nécessaire pour qu’une famille se connecte le premier jour et retrouve son dossier.

La reprise se joue uniquement en pré-production, depuis un écran réservé aux administrateurs autorisés. Une première analyse n’écrit rien : elle affiche le nombre de familles, de responsables et d’enfants, le total signé des soldes, puis chaque erreur ou avertissement avec son fichier et son numéro de ligne. La commune peut donc corriger l’export et relancer le contrôle autant de fois que nécessaire avant de confirmer quoi que ce soit.

Au moment de l’application, Triboux vérifie que les fichiers sont exactement ceux qui ont été analysés. Le lot est appliqué en entier ou pas du tout ; le rejouer ne crée pas de doublon. L’historique conserve sa date, son empreinte, ses totaux et le nombre d’objets créés, sans conserver les fichiers transmis ni placer de données nominatives dans le journal technique. Ces éléments donnent à la commune une preuve simple à joindre à sa recette avant la bascule de la configuration validée vers la production.

Ce qui ne se reprend pas : l’historique de facturation produit par l’ancien logiciel. Ces factures sont des pièces de votre régie et de vos archives ; les rejouer ailleurs ne leur ajouterait rien et brouillerait la numérotation. Les réservations passées ne sont pas reprises non plus — l’année en cours démarre dans Triboux, la précédente reste consultable là où elle a été produite.

Le fichier brut de l’ancien logiciel n’est pas chargé tel quel. Triboux le prépare avec la commune en trois CSV : Familles, Responsables et Enfants, reliés par les identifiants du foyer. L’écran accepte jusqu’à 5 Mo par fichier. Le nom du système source permet de retrouver le lot ; la date de bascule fixe la date comptable des soldes d’ouverture.

La vérification porte autant sur les liens que sur les totaux : un enfant doit retrouver son foyer, une école renseignée doit exister dans la commune, un responsable doit disposer d’une adresse électronique exploitable, un quotient doit porter sa date de début. Le solde est signé : un crédit est positif, une dette négative. Comparer seulement le nombre de familles ne suffit donc pas à valider la reprise.

Les comptes ne sont pas créés d’office : chaque parent crée le sien, et l’accès est immédiat — pas de validation en mairie qui transformerait la rentrée en file d’attente. Ce qui protège la commune d’un dossier incomplet est décrit sur la page Le parcours parent.

Rien n’oblige à tout ouvrir d’un coup. Commencer par un seul service — la cantine, ou l’accueil de loisirs des vacances — est un démarrage courant, notamment quand un contrat en cours court encore deux ans sur le reste. Les autres activités se branchent ensuite, sans nouvelle reprise.

Et le guichet est ouvert le premier jour comme le centième : l’agent fait l’inscription avec la famille qui le demande. Une commune qui bascule ne laisse personne sur le quai.

Une fois en route, une partie du calendrier s’exécute seule. Les campagnes s’ouvrent et se ferment à leur date, sans qu’un agent ait à cliquer : une campagne d’été préparée en janvier ouvre le jour dit, à l’heure dite.

D’autres automatismes suivent les gestes du quotidien : une annulation qui libère une place fait avancer la liste d’attente, et un paiement resté sans réponse est revérifié auprès du prestataire, même si le parent a fermé son navigateur. Ces contrôles évitent aux agents de surveiller chaque désistement ou de reprendre chaque paiement interrompu à l’écran.

Une fois par jour, Triboux prépare les brouillons de facturation des mois échus et range ce qui est arrivé à terme : inscriptions terminées, brouillons abandonnés, fichiers justificatifs arrivés à leur échéance de conservation. L’élimination d’un dossier familial reste conditionnée au visa de son bordereau ; l’échéance seule ne détruit pas le dossier.

Les agents gardent les décisions qui leur reviennent : émettre les factures après relecture, valider les justificatifs et les demandes qui exigent leur accord, décider d’une fermeture exceptionnelle. Faire passer un enfant devant la file reste aussi un geste de l’agent, distinct de l’avancement automatique dans l’ordre d’arrivée.