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Guides pratiques
Cinq situations du quotidien
Une première inscription, un changement de rythme, un enfant malade, une famille au guichet, une facture à corriger : suivez les étapes et sachez quoi vérifier à la fin.
En bref
Voir dans la démo- Partir du besoin
- Choisissez une situation réelle, puis suivez le parcours du parent ou de l’agent.
- Vérifier le résultat
- Une sélection, une déclaration et une réservation confirmée ne produisent pas le même effet.
- Approfondir ensuite
- Chaque guide renvoie aux règles détaillées et aux captures de l’écran concerné.
Limite à connaître. Les activités proposées, les dates limites et les tarifs dépendent de la commune. Dans la démonstration, les dossiers familiaux sont fictifs et les paiements sont simulés.
La famille veut réserver la cantine et l’accueil du soir. Elle peut commencer par consulter les tarifs sans compte, puis créer son accès. Créer un compte ouvre le dossier ; réserver une place demande encore de choisir les activités et les créneaux.
Retrouver ou créer le dossier
Depuis la page de connexion, le parent choisit « Créez votre compte » et vérifie son adresse email. Si cette adresse est déjà connue de la mairie, le parcours rattache le parent au dossier existant. Sinon, il renseigne son foyer et ses enfants, dont leur école.
Choisir les enfants et les activités
Dans Inscriptions, le parent ouvre une campagne disponible. Pour l’année, il choisit une semaine type ; pour des vacances, il sélectionne des dates. Les activités proposées tiennent compte de l’école et des règles de la commune.
Valider, puis lire le résultat
Le parent relit le récapitulatif, valide la demande et vérifie les réservations obtenues. Selon le service, une place peut rester en liste d’attente ou une demande attendre l’accord de la mairie : le résultat doit être lu enfant par enfant, date par date. La cantine ne met pas un enfant en liste d’attente pour manque de capacité.
- Le compte et le dossier
- Création de compte, rattachement et justificatifs.Suivre le parcours parent
- La demande et les places
- Les deux modes d’inscription et le résultat de la demande.Comprendre l’inscription
Le parent finit plus tôt mardi prochain, puis change d’organisation pour le reste du trimestre. Le premier besoin concerne une date ; le second concerne le rythme à venir. Il n’est pas nécessaire de refaire toute l’inscription pour l’un ou l’autre.
Pour une seule date : ouvrir Réservations
Dans la liste ou le calendrier, le parent ajuste le créneau de l’enfant concerné. La modification reste à enregistrer : il relit les changements préparés puis utilise le bouton de validation. Si le délai est passé, l’écran indique pourquoi le créneau est verrouillé.
Pour les semaines suivantes : ouvrir Inscriptions
Tant que la campagne est ouverte, le parent choisit « Modifier les créneaux » sur l’inscription récurrente, puis ajuste la semaine type et sa période d’application. Une semaine sur deux permet aussi de représenter une garde alternée.
Vérifier les dates créées et annulées
Avant de valider le nouveau rythme, le parent consulte le récapitulatif des réservations concernées. Après validation, il retrouve le résultat dans Réservations. Les dates passées ne sont pas réécrites.
- Ajuster le quotidien
- Le calendrier, la liste et les délais de modification.Lire le guide des réservations
- Changer le rythme
- La périodicité, sa cadence et sa période d’application.Comprendre la semaine type
Mardi matin, l’annulation de la cantine est déjà fermée. Le parent peut tout de même prévenir l’équipe depuis son espace. Cette information et son éventuel effet sur la facture sont deux étapes distinctes.
Le parent déclare l’absence
Il ouvre le créneau réservé et choisit « Déclarer une absence » pour l’enfant concerné, puis renseigne le motif. La réservation n’est pas annulée : la déclaration prévient l’équipe et reste datée.
L’équipe fait l’appel
Le motif apparaît sur la feuille d’appel. L’agent constate si l’enfant est présent ou absent ; la déclaration du parent ne remplace pas ce pointage.
La mairie vérifie le justificatif, s’il y en a un
Un certificat se joint depuis la déclaration d’absence. Une fois validé, il exonère les dates couvertes : la ligne est retirée du brouillon ou un avoir est créé si la facture est déjà émise. Une présence constatée reste prioritaire.
- Prévenir et justifier
- Le dépôt du certificat et les délais acceptés.Lire le détail de la déclaration
- Vérifier la facture
- Ce qui se recalcule avant émission et ce qui passe par un avoir ensuite.Suivre la correction financière
La famille préfère être accompagnée pour poser sa semaine type. L’agent habilité peut suivre avec elle le même parcours que sur son téléphone, sans lui demander son mot de passe.
Ouvrir la bonne fiche famille
Dans l’Espace Pro, l’agent recherche la famille, vérifie son dossier et choisit « Ouvrir l’Espace Famille ». Un nouvel onglet présente le portail avec un bandeau « Session guichet » qui nomme le foyer.
Faire la démarche avec la famille
L’agent choisit les enfants, les activités et les créneaux avec le parent, puis relit le récapitulatif avant de valider. Les écrans et les règles sont ceux du parcours famille ; l’historique attribue les gestes à l’agent.
Terminer la session du foyer
Une fois le résultat vérifié avec la famille, l’agent utilise « Terminer » dans le bandeau avant d’accueillir le foyer suivant. La session est temporaire et ne se renouvelle pas automatiquement.
- Voir l’écran de l’agent
- Le bandeau guichet et la traçabilité de la démarche.Comprendre la session guichet
- Traiter une exception
- Ce qu’un agent peut décider et les limites qui restent applicables.Lire les pouvoirs de l’agent
Un parent ne comprend pas le prix d’un repas. L’agent commence par retrouver la ligne et sa base de calcul. La correction à effectuer dépend ensuite de l’état de la facture.
Relire la ligne contestée
Depuis la fiche famille ou la liste des factures, l’agent ouvre la pièce puis la ligne de l’enfant. Il retrouve le quotient retenu, la tranche, la colonne du barème et la quantité : une arrivée sans réservation peut expliquer un tarif différent du tarif habituel.
Vérifier si la facture est encore en brouillon
Avant émission, l’agent corrige le fait à l’origine de l’erreur — pointage, quotient ou justificatif — puis recalcule le brouillon. Il vérifie les nouvelles lignes avant d’émettre la facture.
Après émission, passer par un avoir
La facture émise conserve son numéro et ses montants d’origine. La correction passe par un avoir rattaché aux lignes concernées. Si la famille avait déjà payé, le trop-perçu reste en avance sur son compte ; ce n’est pas un remboursement bancaire automatique.
- Retrouver le calcul
- Les barèmes, les brouillons, l’émission et les avoirs.Comprendre la vie d’une facture
- Suivre ce qui a été payé
- Les encaissements et les avances du compte famille.Lire le compte famille