Facturation et régie

Chaque activité payante porte sa règle de facturation, sur l’une de trois bases : au réservé — la place retenue est due, pointée ou non ; au réalisé — seule la présence constatée est due ; ou au forfait — un engagement annuel payé par échéances, indépendant des réservations (cotisations, adhésions).

La gratuité, lorsqu’elle est prévue par la délibération et compatible avec le cadre de la prestation, est un choix explicite. Elle se distingue de « pas encore configuré », qui déclenche une alerte : un accueil de loisirs facturé nulle part peut compromettre son financement CAF.

Une règle se partage entre activités du même type (« Tarif cantine 2025-2026 » pour toutes les cantines) et se versionne avec sa délibération de référence : date, numéro. Le barème dans le produit reflète la délibération du conseil — pas l’inverse.

Chaque barème porte aussi son imputation comptable — le compte de recettes de la nomenclature M57 : 7067 pour la cantine et le périscolaire, 70632 pour les accueils de loisirs. Elle est recopiée sur chaque ligne facturée au moment du calcul, ce qui permet de ventiler les journaux de la régie par nature sans re-comptage, et un avoir porte celle de la ligne qu’il corrige.

Le quotient familial CAF ou MSA module les tarifs. Il est saisi par la mairie sur présentation du justificatif — ou déposé en ligne par la famille puis validé — et historisé par année : une mise à jour est une nouvelle ligne datée, jamais un écrasement. Le passé facturé reste fidèle à ce qui était connu au moment des faits.

La commune délibère une grille de tranches unique (Courbevoie : 12 tranches) que tous les barèmes référencent. Et la tranche est le langage public : l’Espace Famille affiche « Tranche 4 », jamais le quotient brut — une donnée de ressources n’a pas à circuler.

Famille sans quotient déposé : le tarif de repli prévu par la commune s’applique. Pour un barème par tranches sans repli spécifique, c’est le prix de la dernière tranche. L’incitation à compléter son dossier est tarifaire — l’accès au service, lui, n’est jamais bloqué.

Un barème réel ne tient pas dans une colonne. À côté du tarif standard, la commune renseigne ses colonnes de cas : « non réservé » (l’enfant présent sans réservation), « non-résident », « récupération tardive », et le repli sans quotient. Chaque colonne porte un prix, pas un pourcentage : ce sont des choix de délibération, saisis comme tels — pas des majorations codées en dur.

Les deux formes coexistent chez Courbevoie. Au périscolaire, le « non réservé » est un tarif unique qui remplace celui de la tranche : la cantine non réservée est à 5,72 € pour tout le monde, quand la place réservée va de 0,58 € à 5,52 € selon le quotient. Aux vacances, c’est le double du tarif de la tranche, quel qu’il soit.

« Combien paierons-nous pour la cantine ? » La famille peut répondre à cette première question depuis le lien « Découvrir les tarifs des activités » sur la page de connexion. Le simulateur est public : aucun compte à créer, aucun justificatif à déposer. La commune peut aussi partager ce lien sur son propre site.

Le parent renseigne son quotient familial CAF ou MSA et indique s’il habite la commune. Le résultat présente sa tranche et le prix des prestations : par repas, séance, journée ou année selon le service. Pour un forfait annuel, le nombre d’échéances est indiqué. Une prestation gratuite est nommée comme telle.

Exemple : une famille qui prépare son arrivée saisit son quotient, regarde les prix, puis coche « Nous n’habitons pas la commune ». Les montants tiennent alors compte du tarif non-résident prévu au barème. Cette comparaison reste une simulation : elle ne crée ni inscription ni réservation et ne met à jour aucun dossier famille.

La facturation est mensuelle, par foyer, à terme échu — une facture par famille et par mois, détaillée par enfant et par prestation, jamais une facture par enfant. La facturation du mois assemble les lignes ; chaque ligne fige ce qui a été appliqué : le fait (la réservation, l’échéance), le quotient retenu, la tranche, le montant.

Un montant se relit sans calculatrice. Dans l’Espace Pro, chaque ligne déroule sa chaîne : le quotient familial, la tranche qu’il donne, la colonne du barème retenue, puis le prix unitaire multiplié par la quantité. C’est la réponse à la question du guichet — « pourquoi 5,72 € et pas 2,10 € ? » : la colonne « non réservé » s’est appliquée, et elle est écrite sur la ligne.

Tant que la facture est en brouillon, elle se recalcule librement : un re-pointage, un quotient corrigé, un certificat validé rebattent les lignes. Une ligne manuelle peut aussi y être ajoutée, en plus ou en moins et rattachée à un enfant du foyer — un dégât matériel, une régularisation, un geste décidé par la mairie. Elle porte son libellé, elle survit aux recalculs du mois, et elle est tracée comme le reste.

L’émission par le régisseur gèle tout et attribue le numéro — séquentiel, sans trou, par exercice : un brouillon abandonné ne consomme jamais de numéro. Elle fige aussi le débiteur : le nom et les coordonnées du responsable tels qu’ils étaient ce jour-là restent sur la pièce, et un déménagement six mois plus tard ne réécrit pas une facture déjà partie.

Une facture émise est une décision de la commune, et elle en porte les mentions : le service chargé du dossier, les voies et délais de recours — le tribunal administratif est nommé quand la commune l’a renseigné —, et le fait qu’un calcul automatique l’a préparée, avec le renvoi vers la page publique des règles de calcul. Elle imprime aussi ses bases : le quotient retenu, la tranche, la colonne du barème et la délibération qui fonde chaque prix, telle qu’elle était en vigueur ce mois-là. Sans ces mentions, le délai de recours ne court jamais et la facture reste contestable sans limite ; avec elles, la contestation a un cadre. Le brouillon, qui n’est pas encore une décision, n’en porte aucune.

Après émission, plus aucune réécriture : toute correction passe par un avoir, tracé et rattaché à la ligne qu’il corrige. Une facture émise à tort s’annule de la même façon, jamais en l’effaçant — un avoir couvre le restant de chaque ligne, la pièce passe en « avoir émis » avec son motif, et le compte de la famille est recrédité du total ; si elle avait déjà été réglée, le trop-perçu reste en avance sur son compte. C’est ce qui rend les contestations traitables : ce qui a été facturé reste exactement ce qui a été facturé.

Les encaissements — prélèvement, carte, chèque, espèces — se rattachent à une facture ou alimentent le compte famille en avance. Un rejet (prélèvement refusé, chèque sans provision) est tracé sans rien créditer : la facture reste due, l’historique dit pourquoi. Le foyer peut porter un moyen de paiement permanent et la référence de son mandat de prélèvement ; à défaut, chaque encaissement porte le sien.

Le compte famille est un journal de mouvements : chaque facture émise débite, chaque encaissement ou avoir crédite, le solde s’en déduit — il n’est jamais corrigé à la main. Une famille peut alimenter son compte volontairement, et l’agent encaisse la même avance au guichet, avec son moyen de paiement ; le prépaiement n’est jamais obligatoire.

Les familles règlent en ligne, par carte ou par prélèvement automatique, et la régie encaisse aussi au guichet — le détail de ces canaux est dans « Payer en ligne et prélever ».

Triboux est le logiciel de régie : il produit les factures, les journaux et les pièces du versement au comptable — la section suivante les détaille. En régie, il n’émet pas de flux comptable PES V2 : c’est le ressort de l’ordonnateur et de son outil comptable, et cette séparation est une exigence de la réglementation des régies, pas une limite du produit. Quand c’est le comptable public qui doit encaisser — commune sans régie, ou créances transmises au recouvrement —, Triboux produit le flux de titres de recettes : « Faire recouvrer par le comptable public », plus bas, le détaille.

Le régisseur remet ses justifications au comptable public au moins une fois par mois. Triboux produit les pièces de ce rendez-vous : le journal des encaissements par mode de règlement, la ventilation par imputation comptable, et le relevé des trop-perçus — la pièce sur laquelle le comptable rembourse un solde créditeur, car un régisseur ne rembourse jamais lui-même. Chaque état se retélécharge à l’identique sur n’importe quelle période : le journal des encaissements fait foi.

Le bordereau de versement, lui, est un acte. Chaque encaissement appartient à exactement un bordereau : la sélection est « tout ce qui n’a pas encore été versé », jamais une fenêtre de dates — un chèque saisi en retard entre dans le bordereau suivant au lieu de tomber dans un trou. Ses totaux sont figés à la génération, son PDF porte les ventilations et les blocs de signature du régisseur et du comptable. Seul le dernier bordereau peut être annulé : la pièce reste historisée, son numéro n’est jamais réutilisé et ses encaissements rejoignent le suivant.

Après le versement vient le titre de régularisation global, émis au nom du régisseur par l’ordonnateur dans le logiciel financier de la commune. Triboux lui en fournit la matière : l’export de titrage, un tableur au format stable et documenté, dans la présentation convenue avec votre trésorerie — ventilation par imputation, ou annexe justificative par famille avec le débiteur de chaque facture et la référence de chaque encaissement. Cette annexe ne crée pas de nouveaux titres contre des recettes déjà encaissées.

Ce fichier se charge dans le logiciel financier en place — Berger-Levrault, JVS, Cosoluce ou autre. Le format d’import propre à votre éditeur se cale au déploiement, avec votre trésorerie : c’est une étape de la mise en route, pas un développement.

La régie encaisse à l’amiable ; le recouvrement, lui, appartient au comptable public. Certaines communes n’ont pas de régie, d’autres choisissent de transmettre leurs impayés : dans les deux cas, la commune émet des titres de recettes exécutoires, et c’est le Trésor qui encaisse et poursuit. Triboux produit ce flux, au format PES V2 — celui qu’attend Hélios, l’application des comptables publics.

Un titre par facture impayée, à son restant dû exactement, ventilé par imputation avec les codes produits convenus avec votre trésorerie. Chaque titre embarque son avis des sommes à payer : c’est la DGFiP qui l’édite, l’affranchit et le poste à la famille — avec le paiement en ligne proposé dessus si la commune a adhéré à PayFiP pour ses titres. Et si la famille a un mandat de prélèvement, le titre le porte : le prélèvement part du Trésor, à l’échéance annoncée.

Le générateur est validé hors ligne contre les XSD officiels 5.30 de la DGFiP. Cette même validation s’exécute avant chaque génération : un flux non conforme n’est pas produit, il est refusé avec sa raison. La qualification PESOS, qui confirme le flux dans le contexte réel de la commune, est réalisée au déploiement avec votre trésorerie. Les factures qui ne peuvent pas partir — sous le seuil réglementaire de quinze euros, dossier du débiteur incomplet, paiement déjà engagé par ailleurs — sont écartées et listées avec leur motif : rien n’est fondu en silence.

Un garde-fou, et deux limites écrites. Le garde-fou : une facture transmise en titre n’est plus payable en ligne ni prélevée par la régie — personne ne paie deux fois. Les limites : le dépôt reste le geste de la commune (Triboux produit le fichier, l’agent le dépose sur le portail DGFiP habituel — Triboux ne se connecte pas à Hélios et ne signe rien à la place de l’ordonnateur), et le retour d’Hélios — encaissements, rejets — n’est pas encore lu par le produit.

Une facture émise reste due. Elle porte sa date limite de paiement, posée à l’émission, et le compte de la famille la porte au débit tant qu’elle n’est pas soldée. La liste des factures se filtre sur les impayées et sur l’échéance : voir en une requête ce qui est en retard, par foyer et par mois, fait partie du travail de la régie.

Ce que Triboux ne fait pas aujourd’hui : relancer. Aucun mail de rappel ne part automatiquement à une famille en retard — c’est la régie qui décide quand et comment relancer. C’est un manque assumé pour cette version, pas un oubli.

Le recouvrement contentieux, lui, n’appartient pas au logiciel : passé les diligences de la régie, la créance est transmise au comptable public, qui dispose de ses propres moyens. Triboux peut produire le titre lui-même — le flux décrit à « Faire recouvrer par le comptable public » — et la facture transmise cesse aussitôt d’être payable en ligne : personne ne paie deux fois. Dans tous les cas, la pièce et son historique suivent — ce qui a été facturé, à qui, sur quelle base, et ce qui a été encaissé.

L’Espace Famille montre les factures du foyer : détail par enfant et par prestation, tranche appliquée, échéance, PDF téléchargeable, solde du compte. Pas de surprise de fin de mois : le détail se lit ligne à ligne.

L’attestation annuelle de frais de garde — pour le crédit d’impôt — se télécharge sans passer par la mairie, dès l’année civile close : sommes réellement payées, par enfant de moins de six ans, sur les seules prestations éligibles (garderie, accueil de loisirs — la cantine n’ouvre pas droit). Un courrier de moins à produire en janvier.