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Communication
Écrire aux familles
La mairie et l’école écrivent aux familles depuis l’Espace Pro ; les parents retrouvent tout dans « Messages », messages automatiques compris.
En bref
Voir dans la démo- Cibler
- Écoles, classes, activités, créneaux : chaque famille visée reçoit un seul message.
- Deux côtés
- La mairie et l’école écrivent chacune en leur nom, sans lire les messages de l’autre.
- Côté famille
- Un mail à chaque parent, et tout dans « Messages ».
Limite à connaître. Les réponses des familles arrivent dans la boîte mail de l’expéditeur, pas dans Triboux.
Sur cette pageÉcrire, cibler, envoyerSections
Écrire
Dans Communication → Messages, « Écrire aux familles » ouvre un message ; le même bouton, sur une classe, une activité ou une feuille d’appel, l’ouvre déjà ciblé. Le brouillon s’enregistre seul, à côté de l’aperçu du mail.
Choisir l’émetteur
La mairie, un site, un gestionnaire, l’école ou des classes, selon votre profil. C’est le nom que lit la famille.
Cocher les destinataires
Toutes les familles, des écoles, des classes, des activités, des créneaux ou des campagnes. Ce que vous cochez s’ajoute ; l’aperçu compte les familles et nomme celles qu’aucun mail ne joindra.
Rédiger
Un objet, un texte mis en forme et jusqu’à trois pièces jointes PDF, JPG ou PNG de 10 Mo, que les familles reçoivent en lien.
Envoyer ou programmer
« Envoyer » part cinq minutes plus tard, le temps d’« Annuler l’envoi ». « Programmer » choisit l’heure ; la liste des familles se recalcule au départ.
Le côté dépend du profil de l’auteur, pas du bâtiment. Côté mairie, la direction périscolaire écrit à toutes les familles, un agent à celles de son site, une association à celles de ses activités. Côté école, la direction écrit à toute l’école, l’enseignant aux classes où il intervient.
Aucun côté ne lit les messages de l’autre, administrateur compris : la mairie voit qu’un message de l’école est parti, et à combien de familles, pas son texte.
Un enseignant qui veut écrire aussi à la classe voisine n’a pas besoin d’un droit de plus : « Proposer » remplace « Envoyer ». La direction de l’école est prévenue ; côté mairie, la direction périscolaire, à défaut l’administrateur. Elle envoie la proposition, la corrige ou la renvoie avec un mot.
Sans sortir de ses classes ou de ses sites, un message part sans validation.
Pour une sortie ou une réunion, cochez « Demander un accusé de réception ». Le mail ouvre le message sans connexion ; le parent confirme avec « J’ai pris connaissance », là ou dans « Messages ».
La fiche du message montre qui a confirmé ; « Relancer » écrit aux seules familles qui ne l’ont pas fait. L’ouverture des mails n’est pas suivie.
Côté famille
Chaque parent du foyer reçoit le mail, au nom de l’émetteur : « Mairie de Rivebelle », « École élémentaire Les Lilas ». Dans l’Espace Famille, « Messages » range ceux « De la mairie et de l’école » avant les messages automatiques.
Un message écrit ne se refuse pas, à la différence des annonces d’inscription et du récapitulatif « Votre semaine ».
Triboux écrit seul quand une facture est émise, une place obtenue ou un justificatif à renouveler. Dans Communication → Messages automatiques, la commune éteint un message ou y ajoute son mot, un horaire de guichet par exemple ; le texte de Triboux ne change pas.
Un message éteint reste noté dans les envois de la famille, avec sa raison.
| Message | Quand il part | Peut-on l’éteindre ? |
|---|---|---|
| Facture émise, prélèvement rejeté, avance épuisée | À chaque événement | Oui |
| Place obtenue | Une place se libère pour un enfant en attente | Oui |
| Annulation ou refus par la mairie | Avec le motif de l’agent | Oui |
| Justificatif refusé ou à renouveler | Au refus ; 30 puis 7 jours avant l’échéance | Oui, dates comprises |
| Quotient familial à renouveler | Les 1er et 15 décembre | Oui |
| Signature attendue | Quand l’autre parent a signé | Oui |
| Votre semaine | Le dimanche à 18 h | Oui ; chaque parent peut s’en désabonner |
| Fermeture, réouverture, changement d’horaires | Quand un agent les décide | Au cas par cas |
| Récépissé de demande d’inscription | À chaque demande | Non : la loi l’impose |
Administrer
Chacun crée les comptes de l’échelon du dessous : l’administrateur la direction, la direction ses enseignants. Chacun choisit son mot de passe : le lien d’ouverture vaut 7 jours, celui de « Mot de passe oublié ? » une heure.
Signer la convention
Les messages de l’école sont un service facultatif, ouvert par défaut. Avant qu’une école écrive, la commune signe avec la direction académique la convention type fournie par Triboux ; sinon, elle décoche « Messages de l’école » dans Administration → Commune.
Donner l’adresse de réponse
La direction saisit l’adresse fonctionnelle de l’école en « Adresse de contact », sur la fiche de l’établissement. Les réponses des familles y arrivent.
Créer les enseignants
Depuis la fiche de l’école, avec le seul profil Enseignant.
Composer l’équipe de chaque classe
Section « Équipe » de la classe : mi-temps, remplaçant, décloisonnement. L’enseignant écrit à ses classes et pointe leurs enfants.
Le texte d’un message, ses pièces jointes et le contenu des mails envoyés s’effacent 12 mois après l’envoi, côté mairie comme dans « Messages ». Reste la trace : qui a écrit, au nom de qui, quand, à combien de familles. Un brouillon oublié un an disparaît.